Google Drive permet de ranger un document dans plusieurs dossiers. Sur la version web, sélectionnez le fichier souhaité puis cliquez sur l’icône « dossier » (organiser), avant de choisir les dossiers en utilisant la touche CTRL de votre clavier.
15 févr. 2013Google Docs est une excellente plateforme basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer, de modifier et de partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Il s’agit d’un outil puissant pour les particuliers, les entreprises et les organisations qui ont besoin de collaborer sur des projets et de partager des informations en ligne. Cependant, lorsque votre collection de documents Google s’agrandit, il peut devenir difficile de tout organiser. Dans cet article, nous vous proposons quelques conseils et astuces pour organiser efficacement Google Documents.
L’une des meilleures façons d’organiser vos documents Google est de créer des dossiers. Vous pouvez créer des dossiers pour différents projets, clients ou types de documents. Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton « Nouveau » dans l’angle supérieur gauche de votre Google Drive et sélectionnez « Dossier ». Donnez un nom à votre dossier et cliquez sur « Créer ». Vous pouvez ensuite glisser-déposer vos documents dans les dossiers appropriés. Cette méthode vous permettra de trouver rapidement le document dont vous avez besoin.
Les étiquettes constituent un autre moyen d’organiser vos documents Google. Vous pouvez apposer des étiquettes sur vos documents pour vous aider à identifier rapidement leur objectif ou leur statut. Par exemple, vous pouvez utiliser des étiquettes telles que « Urgent », « Important », « Brouillon » ou « Terminé ». Pour ajouter un libellé à un document, cliquez sur le bouton « Plus » (trois points verticaux) situé à côté du nom du document et sélectionnez « Ajouter un libellé ». Vous pouvez alors choisir une étiquette existante ou en créer une nouvelle.
Si vous souhaitez partager un formulaire Google avec le public, vous devez modifier ses paramètres. Pour rendre un formulaire Google public, ouvrez-le et cliquez sur le bouton « Envoyer » dans le coin supérieur droit. Dans la fenêtre « Envoyer le formulaire », cliquez sur le lien « Modifier » situé à côté de « Confidentialité ». Sélectionnez l’option « Toute personne disposant du lien peut répondre » et cliquez sur « Enregistrer ». Vous pouvez ensuite copier le lien et le partager avec qui vous voulez.
Créer des fichiers sécurisés
Si vous souhaitez créer un fichier sécurisé dans Google Documents, vous pouvez utiliser la fonction de cryptage intégrée. Le cryptage protège vos fichiers contre tout accès non autorisé et garantit que seules les personnes possédant la clé de cryptage peuvent les lire. Pour crypter un document, cliquez sur « Fichier » et sélectionnez « Protéger le document ». Choisissez « Crypter avec un mot de passe » et entrez un mot de passe fort. Veillez à vous souvenir du mot de passe ou à le conserver en lieu sûr.
Si vous souhaitez empêcher d’autres personnes de modifier ou de consulter votre document Google Sheet, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Protéger la feuille ». Pour verrouiller un document Google Sheet, allez dans « Données » et sélectionnez « Protéger les feuilles et les plages ». Choisissez la plage que vous souhaitez protéger et définissez les autorisations. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à consulter les données, mais pas à les modifier, ou vous pouvez restreindre complètement l’accès.
Un commentateur peut-il partager le fichier ?
Si vous autorisez quelqu’un à commenter vos documents Google, cette personne ne peut pas partager le fichier avec d’autres personnes, sauf si vous lui en donnez l’autorisation. Toutefois, si vous ajoutez un commentateur en tant que collaborateur, il peut partager le fichier avec d’autres personnes. Pour ajouter un collaborateur, cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de votre document Google et saisissez l’adresse électronique de la personne que vous souhaitez ajouter. Choisissez le niveau d’accès que vous souhaitez accorder et cliquez sur « Envoyer ».
En conclusion, l’organisation de vos documents Google peut être une tâche ardue, mais grâce à ces conseils et astuces, vous pouvez rendre le processus plus facile à gérer. En créant des dossiers, en utilisant des étiquettes et en protégeant vos documents, vous pouvez assurer la sécurité et l’organisation de vos documents Google. N’oubliez pas de tirer parti des fonctions intégrées, telles que le cryptage et la protection des feuilles, pour garantir la sécurité de vos fichiers. Avec un peu d’effort, vous pouvez garder votre collection Google Docs propre et bien rangée.