- Madame, Monsieur : si vous ne connaissez pas la personne.
- Madame / Monsieur : si vous avez identifié la personne.
- Chère Madame / Cher Monsieur : si vous connaissez déjà bien la personne, sinon à bannir.
- Madame X / Monsieur X : à éviter, car trop lourd.
Lorsque l’on rédige un e-mail, il est important de bien commencer sa missive pour capter l’attention du destinataire. En effet, la formule de politesse en début de message peut faire toute la différence. Alors, quelle formule utiliser pour commencer un mail ?
Tout dépend du contexte et du destinataire. Si vous écrivez à un ami ou un collègue proche, il est possible d’être plus informel en utilisant une formule telle que « Salut » ou « Bonjour [prénom] ». En revanche, si vous écrivez à un supérieur hiérarchique ou à un client, il est préférable d’utiliser une formule plus formelle telle que « Madame/Monsieur » suivi du nom ou du titre.
Ensuite, il est important de se poser la question de savoir si l’on doit utiliser « ce » ou « se ». Pour faire simple, « ce » est un pronom démonstratif qui remplace un nom ou un groupe nominal. Par exemple : « Ce livre est intéressant ». En revanche, « se » est un pronom réfléchi qui indique que le sujet fait l’action sur lui-même. Par exemple : « Je me lave les mains ». Il est donc important de bien distinguer ces deux pronoms pour éviter les fautes de grammaire.
Quelle que soit la situation, il est également conseillé d’ajouter une courte phrase introductive pour contextualiser son message. Par exemple : « J’espère que ce mail vous trouvera en bonne santé » ou « Je vous écris pour vous informer de… ». Cela permet de donner une indication sur le sujet du mail et peut également aider à établir une relation de confiance avec le destinataire.
Enfin, il est fréquent d’envoyer des pièces jointes avec un e-mail. Il est alors important de bien indiquer leur présence dans le message en utilisant une formule telle que « Veuillez trouver ci-joint le document demandé » ou « Je vous envoie en pièce jointe le fichier dont nous avons parlé lors de notre dernière conversation ». Il est également possible de préciser le format de la pièce jointe pour éviter les problèmes de compatibilité.
Si vous rencontrez des problèmes pour trouver une pièce jointe, il est possible que l’application fichier soit masquée. Pour la retrouver, il suffit de cliquer sur « Insérer » en haut de la fenêtre de rédaction du mail et de sélectionner « Fichier ». Si vous recevez des PDF en winmail dat, cela signifie que le destinataire utilise un client de messagerie incompatible avec le format PDF. Vous pouvez alors lui suggérer d’utiliser un autre client ou de changer les paramètres de son client actuel.
En somme, pour bien commencer un mail, il est important d’utiliser une formule de politesse adaptée, de faire attention à l’utilisation des pronoms « ce » et « se », d’ajouter une courte phrase introductive pour contextualiser son message et de bien indiquer les pièces jointes. En suivant ces quelques conseils, vous pourrez rédiger des e-mails efficaces et professionnels.
La pièce jointe doit être placée après le corps de la lettre de motivation, juste avant la formule de politesse et la signature.
Pour indiquer les annexes dans un courrier, vous pouvez utiliser la mention « Annexes » suivie du nombre et de la nature des documents joints, par exemple : « Annexes : 3 factures et un devis ». Vous pouvez ajouter cette mention à la fin de votre courrier, après votre signature. Il est également possible de mentionner les annexes dès l’introduction de votre courrier, en précisant « Veuillez trouver ci-joint les documents suivants en annexe : … ».
Pour dire « ci-joint » dans une lettre, vous pouvez utiliser l’expression « Veuillez trouver ci-joint » suivi du nom du document que vous joignez. Par exemple, « Veuillez trouver ci-joint mon CV pour votre considération ».