Lorsqu’on envoie un mail à plusieurs personnes, il est important de bien commencer son message. En effet, la façon dont vous démarrez votre mail peut avoir un impact sur la manière dont il sera perçu. Voici quelques conseils pour bien commencer un mail à plusieurs personnes.
Tout d’abord, il est important de saluer les destinataires de votre message. Vous pouvez par exemple utiliser une formule de politesse telle que « Bonjour à tous » ou « Chers collègues ». Cette étape permet de donner une tonalité cordiale à votre mail et de montrer que vous vous adressez à un groupe de personnes.
Ensuite, vous pouvez expliquer brièvement l’objet de votre mail. Il est important d’être clair et concis afin que les destinataires sachent immédiatement de quoi il s’agit. Vous pouvez par exemple écrire « Je vous écris au sujet de la réunion prévue le 15 septembre » ou « Je vous contacte pour vous informer de la nouvelle politique de l’entreprise ».
Lorsque vous envoyez un mail à plusieurs personnes, il est également important de bien gérer les champs « A », « Cc » et « Cci ». Le champ « A » doit être utilisé pour les destinataires principaux, c’est-à-dire les personnes à qui votre message est principalement destiné. Le champ « Cc » doit être utilisé pour les personnes qui doivent être informées de votre message, mais qui ne sont pas les destinataires principaux. Enfin, le champ « Cci » doit être utilisé pour les personnes que vous souhaitez mettre en copie cachée, c’est-à-dire qui ne doivent pas être visibles par les autres destinataires.
En ce qui concerne le choix du logiciel de courrier électronique, cela dépendra de vos besoins et de vos préférences. Si vous recherchez un logiciel simple et facile à utiliser, vous pouvez opter pour Gmail ou Outlook. Si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées telles que la gestion de plusieurs comptes ou la planification d’envoi de mails, vous pouvez opter pour des logiciels comme Thunderbird ou Mailbird.
Enfin, il est important de savoir pourquoi se mettre en copie d’un mail. Mettre une personne en copie permet de l’informer de votre message sans qu’elle soit directement concernée par celui-ci. Cela peut être utile dans le cadre d’un suivi de projet ou pour informer une personne de l’avancement d’un dossier sans qu’elle n’ait à intervenir directement.
En conclusion, bien commencer un mail à plusieurs personnes est essentiel pour donner une bonne impression et pour que vos destinataires sachent immédiatement de quoi il s’agit. Il est également important de bien gérer les champs « A », « Cc » et « Cci » et de choisir un logiciel de courrier électronique adapté à vos besoins.
Si les destinataires sont inconnus, vous pouvez commencer le mail par une formule générique telle que « Cher(e)s destinataires » ou « À qui de droit ». Vous pouvez également utiliser une formule plus formelle comme « Madame, Monsieur » si vous ne connaissez pas le genre des destinataires. Dans tous les cas, il est important de rester poli et professionnel dans votre approche.
Pour envoyer un mail groupé en cachant les adresses dans Outlook, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
1. Ouvrez Outlook et créez un nouveau message.
2. Dans la barre de navigation, cliquez sur « Options ».
3. Dans la section « Afficher », sélectionnez « Bcc » pour afficher le champ « Cci ».
4. Ajoutez votre propre adresse e-mail dans le champ « A ».
5. Ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans le champ « Cci ».
6. Rédigez votre message et cliquez sur « Envoyer ».
Ainsi, les destinataires ne pourront pas voir les adresses e-mail des autres personnes à qui vous avez envoyé le message.
Pour cacher la liste des destinataires dans Outlook, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de copie carbone invisible (CCI) en ajoutant les adresses e-mail des destinataires dans le champ CCI plutôt que dans le champ « À ». De cette manière, les destinataires ne pourront pas voir la liste des autres personnes qui ont reçu le mail.
Pour envoyer un message à plusieurs destinataires en même temps, vous pouvez créer un groupe de contacts dans votre boîte mail ou ajouter les adresses e-mail séparées par des virgules dans la case « À » ou « Cc » lors de la rédaction de votre nouveau message. Assurez-vous également que les destinataires ont tous besoin de recevoir le même message.
Cc signifie « copie carbone » et permet d’envoyer une copie du message à une ou plusieurs personnes en dehors du destinataire principal. La principale différence entre Cc et To est que les destinataires en Cc ne sont pas les destinataires principaux du message et ne sont pas attendus pour répondre ou agir en conséquence. Ils sont simplement destinataires d’information supplémentaire. Il est important de faire attention à qui est inclus en Cc pour éviter de divulguer des informations sensibles ou de surcharger inutilement la boîte de réception des destinataires.