Le publipostage est une fonctionnalité très utile qui permet d’envoyer le même document personnalisé à plusieurs destinataires. Cette fonctionnalité est très pratique pour envoyer des invitations, des factures, des lettres ou des documents similaires. Dans cet article, nous allons expliquer comment faire un publipostage sur Word et Excel.
Le publipostage est une fonctionnalité de Microsoft Word qui permet de créer des documents personnalisés en fusionnant une liste d’adresses avec un modèle de document. Cette fonctionnalité est très utile lorsqu’on souhaite envoyer le même document à plusieurs personnes, mais avec des informations personnalisées pour chaque destinataire.
Pour faire un publipostage, vous devez avoir deux fichiers. Le premier fichier est le modèle de document qui contient le texte fixe. Le deuxième fichier est la liste d’adresses qui contient les informations variables telles que les noms des destinataires, les adresses postales, les numéros de téléphone, etc.
1. Ouvrez Microsoft Word et créez votre modèle de document.
2. Cliquez sur l’onglet « Publipostage » dans le ruban.
3. Cliquez sur « Sélection des destinataires » et choisissez « Utiliser une liste existante ».
4. Sélectionnez votre fichier de liste d’adresses et cliquez sur « Ouvrir ».
5. Insérez les champs de fusion dans votre document en cliquant sur « Insérer un champ de fusion » dans le ruban.
6. Personnalisez votre document en utilisant les champs de fusion pour ajouter des informations variables.
7. Prévisualisez votre document en cliquant sur « Aperçu des résultats » dans le ruban.
8. Envoyez votre document personnalisé à tous les destinataires de votre liste.
Le publipostage est une méthode pour créer des documents personnalisés en fusionnant une liste d’adresses avec un modèle de document. Cette fonctionnalité est très utile pour envoyer le même document à plusieurs destinataires, mais avec des informations personnalisées pour chaque destinataire. Le publipostage est largement utilisé pour envoyer des invitations, des factures, des lettres ou des documents similaires.
Avant de faire un publipostage sur Word, vous devez créer une liste d’adresses dans Microsoft Excel. Pour créer une liste Excel pour publipostage, suivez ces étapes :
1. Ouvrez Microsoft Excel et créez une nouvelle feuille de calcul.
2. Ajoutez des en-têtes de colonne pour chaque champ de données que vous souhaitez inclure dans votre liste, tels que « Nom », « Adresse », « Ville », etc.
3. Ajoutez les données pour chaque destinataire dans les lignes suivantes.
4. Enregistrez votre fichier Excel au format .xlsx.
Pour faire un publipostage sur Word, vous devez utiliser un fichier Excel au format .xlsx. Ce format est le format par défaut pour les fichiers Excel créés dans Microsoft Excel 2007 et versions ultérieures. Si vous utilisez une version antérieure de Microsoft Excel, vous pouvez enregistrer votre fichier au format .xls ou .csv pour l’utiliser avec Word.
Pour insérer un document Word dans un fichier Excel, vous pouvez suivre ces étapes:
1. Ouvrez le fichier Excel dans lequel vous souhaitez insérer le document Word.
2. Cliquez sur l’onglet « Insertion » dans la barre de menus.
3. Sélectionnez « Objet » dans le groupe « Texte ».
4. Dans la boîte de dialogue « Objet », sélectionnez « Créer à partir du fichier ».
5. Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour sélectionner le fichier Word que vous souhaitez insérer.
6. Cochez la case « Afficher sous forme d’icône » si vous souhaitez que le document soit affiché sous forme d’icône.
7. Cliquez sur « OK » pour insérer le document Word dans votre fichier Excel.
Notez que pour que cela fonctionne correctement, les deux fichiers doivent être enregistrés sur votre ordinateur.
Pour enregistrer individuellement un publipostage sur Word et Excel, vous devez suivre les étapes suivantes :
1. Ouvrez votre document de publipostage dans Word.
2. Cliquez sur l’onglet « Fichier » en haut à gauche de l’écran.
3. Sélectionnez « Enregistrer sous » dans le menu déroulant.
4. Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer votre publipostage.
5. Donnez un nom à votre publipostage.
6. Cliquez sur le menu déroulant « Type » et choisissez « Document Word » ou « Fichier RTF ».
7. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Chaque enregistrement individuel contiendra les informations personnalisées pour chaque destinataire du publipostage.
L’intérêt d’utiliser le publipostage est de pouvoir envoyer des courriers personnalisés à un grand nombre de destinataires en utilisant un modèle commun. Cela peut être utile pour des envois de lettres d’information, des invitations, des relances de paiement, etc. Le publipostage permet également de gagner du temps en évitant de saisir manuellement les informations de chaque destinataire.