Les vacances sont un moment idéal pour se déconnecter du travail et se ressourcer. Mais comment faire pour que vos interlocuteurs sachent que vous êtes en vacances et qu’ils ne s’attendent pas à une réponse immédiate de votre part ? Il suffit de mettre en place un message d’absence sur votre boîte mail. Voici comment procéder.
Tout d’abord, avant de partir en vacances, il est important de prévenir vos contacts professionnels de votre absence. Pour cela, vous pouvez envoyer un mail d’absence avant votre départ. Dans ce mail, vous devez préciser la période de vos vacances, ainsi que la personne à contacter en cas d’urgence. Vous pouvez également indiquer que vous ne serez pas en mesure de répondre aux mails pendant cette période.
Si vous utilisez Outlook pour gérer votre messagerie, vous pouvez facilement mettre en place un message d’absence. Pour cela, il suffit de suivre les étapes suivantes :
– Cliquez sur « Fichier » en haut à gauche de l’écran.
– Sélectionnez « Réponses automatiques ».
– Cochez la case « Envoyer des réponses automatiques ».
– Rédigez votre message d’absence dans les champs « Réponse automatique envoyée à l’expéditeur interne » et « Réponse automatique envoyée à l’expéditeur externe ».
– Cliquez sur « OK » pour valider.
Si vous utilisez Outlook sur votre smartphone Android, vous pouvez également mettre en place un message d’absence. Pour cela, suivez ces étapes :
– Ouvrez l’application Outlook.
– Cliquez sur les trois lignes horizontales en haut à gauche de l’écran.
– Sélectionnez « Paramètres ».
– Cliquez sur « Réponses automatiques ».
– Activez la fonction « Réponses automatiques ».
– Rédigez votre message d’absence dans les champs « Réponse automatique envoyée à l’expéditeur interne » et « Réponse automatique envoyée à l’expéditeur externe ».
– Cliquez sur « Enregistrer » pour valider.
Si vous utilisez Outlook sur votre iPhone, vous pouvez également mettre en place un message d’absence. Pour cela, suivez ces étapes :
– Ouvrez l’application Outlook.
– Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en bas à droite de l’écran.
– Sélectionnez « Réponses automatiques ».
– Activez la fonction « Réponses automatiques ».
– Rédigez votre message d’absence dans les champs « Réponse automatique envoyée à l’expéditeur interne » et « Réponse automatique envoyée à l’expéditeur externe ».
– Cliquez sur « Enregistrer » pour valider.
En résumé, mettre en place un message d’absence sur votre boîte mail est essentiel pour informer vos interlocuteurs de votre absence pendant les vacances. Que vous utilisiez Outlook sur votre ordinateur, votre smartphone Android ou votre iPhone, le processus est simple et rapide. N’oubliez pas de préciser la période de vos vacances ainsi que la personne à contacter en cas d’urgence.
Pour écrire un mail pour prévenir d’une absence, vous pouvez commencer par saluer votre destinataire et lui expliquer que vous serez absent(e) pendant une certaine période. Ensuite, vous pouvez préciser la date de votre retour et indiquer si vous serez joignable ou non pendant cette période. Enfin, vous pouvez remercier votre destinataire pour sa compréhension et lui souhaiter une bonne journée. Voici un exemple :
Cher(e) [nom du destinataire],
Je vous écris pour vous informer que je serai absent(e) du [date de départ] au [date de retour] en raison de [raison de votre absence]. Pendant cette période, je ne serai pas joignable. Je vais toutefois traiter toutes les demandes dès mon retour.
Je vous remercie de votre compréhension et vous souhaite une excellente journée.
Cordialement,
[Votre nom]
Pour dire qu’on sera absent, on peut utiliser des expressions comme « je serai en vacances », « je serai absent(e) », « je serai en déplacement », « je ne serai pas disponible », « je serai hors du bureau », etc.
Bonjour ! Pour écrire un mail pour justifier votre absence, vous pouvez suivre ces étapes :
1. Commencez par saluer votre destinataire et exprimer votre gratitude pour son message ou son intérêt.
2. Expliquez brièvement les raisons de votre absence, en mentionnant les dates et la durée prévue.
3. Précisez si vous êtes joignable ou non pendant votre absence et comment votre destinataire peut vous contacter en cas d’urgence.
4. Proposez une solution ou une alternative si nécessaire, par exemple en reportant une réunion ou en déléguant une tâche à un collègue.
5. Terminez par une formule de politesse et une signature.
Voici un exemple de mail :
Objet : Absence du bureau du [date de début] au [date de fin]
Cher/Chère [nom du destinataire],
Je vous remercie pour votre message et je vous prie de m’excuser pour mon absence du bureau du [date de début] au [date de fin]. En effet, je suis en congé pour [raisons personnelles/professionnelles].
Pendant cette période, je ne serai pas joignable par téléphone ou par courrier électronique. Cependant, en cas d’urgence, vous pouvez contacter [nom et coordonnées d’un collègue ou d’un responsable].
Je vous propose de [solution ou alternative si nécessaire]. Nous pourrons reprendre nos échanges dès mon retour.
Je vous remercie de votre compréhension et je vous souhaite une excellente journée.
Cordialement,
[Votre nom]