Les pièces jointes sont souvent utilisées dans les e-mails pour envoyer des documents, des images, des fichiers audio ou vidéo, etc. Cependant, il arrive que les destinataires ne trouvent pas ces pièces jointes dans leur boîte de réception. Alors, où trouver en pièce jointe ?
Les pièces jointes sont généralement indiquées dans le corps du message. Il est courant d’utiliser des expressions telles que « Ci-joint », « Ci-inclus », « En pièce jointe », etc. pour annoncer la présence de pièces jointes. Cela permet au destinataire de savoir qu’il y a un document joint à l’e-mail.
Cependant, parfois, les destinataires ne peuvent pas ouvrir les pièces jointes des e-mails. Cela peut être dû à plusieurs raisons, telles que la taille trop importante du fichier, l’absence de logiciel pour lire le fichier, ou encore un problème de sécurité. Dans ce cas, il est conseillé de contacter l’expéditeur pour lui demander de renvoyer la pièce jointe ou de trouver une autre solution.
Il est important de noter que « Ci-joint » peut être utilisé au pluriel si plusieurs documents sont joints à l’e-mail. Dans ce cas, on peut utiliser « Ci-joints » ou « Ci-inclus ». Il est également possible d’utiliser l’expression « Veuillez trouver ci-joint » pour annoncer la présence d’une pièce jointe.
Enfin, le terme « PJ » est souvent utilisé pour faire référence aux pièces jointes dans les e-mails. Il s’agit d’un raccourci pratique pour indiquer rapidement la présence d’un document joint.
En conclusion, pour trouver une pièce jointe, il faut vérifier le corps du message où elle est annoncée. Si la pièce jointe ne peut pas être ouverte, il est recommandé de contacter l’expéditeur pour trouver une solution. En utilisant les expressions appropriées telles que « Ci-joint », « Ci-inclus », ou « Veuillez trouver ci-joint », il est facile d’indiquer la présence de pièces jointes dans les e-mails. Et enfin, en utilisant le raccourci « PJ », il est possible de faire référence rapidement aux pièces jointes.
Pour informer par mail, il est recommandé de rédiger un message clair et concis en précisant l’objet de l’e-mail. Il est également conseillé d’utiliser des phrases courtes et d’aller droit au but. Si vous devez ajouter une pièce jointe, veillez à la mentionner dans le corps du message afin que le destinataire soit informé de sa présence.
Voici quelques conseils pour rédiger un mail professionnel avec pièce jointe :
1. Commencez par une salutation professionnelle appropriée, comme « Cher(e) Monsieur/Madame » ou « Bonjour ».
2. Dans le corps du message, expliquez brièvement l’objet de votre courriel et pourquoi vous y joignez un fichier.
3. Joignez votre pièce jointe en utilisant le bouton « Joindre un fichier » ou en la faisant glisser dans la zone de message.
4. Assurez-vous que votre fichier est bien nommé et facilement identifiable.
5. Vérifiez votre orthographe et votre grammaire avant d’envoyer le courriel.
6. Terminez votre message par une formule de politesse, comme « Cordialement » ou « Bien à vous ».
7. Relisez le message une dernière fois avant de l’envoyer pour éviter toute erreur.
Voici comment écrire un mail pour envoyer un document :
1. Commencez par un salut poli, comme « Bonjour » ou « Bonjour Madame/Monsieur ».
2. Précisez l’objet de votre courriel, par exemple : « Envoi de document ».
3. Expliquez brièvement le contenu du document que vous allez envoyer.
4. Dites que vous avez joint le document à votre courriel.
5. Conseillez à la personne de vérifier que le document est bien attaché.
6. Terminez votre courriel par une formule de politesse, comme « Cordialement » ou « Bien à vous ».
Exemple :
Bonjour Madame/Monsieur,
Je vous envoie le contrat de location que vous avez demandé. Le document est joint à ce courriel.
Merci de vérifier que vous avez bien reçu le document, et n’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.
Cordialement,
[Votre nom]