Comment gérer l’historique des révisions dans Google Docs

L'historique des versions de Google Docs vous aide à contrôler les modifications apportées à vos documents partagés. Ceci est particulièrement important lorsque vous collaborez sur des documents avec un groupe de personnes. Voici tout ce que vous devez savoir pour gérer, modifier et, si nécessaire, revenir à une version précédente à l'aide de l'historique des révisions dans Google Docs.

Vous n'aurez accès à l'historique des révisions d'un document que si vous disposez des autorisations de modification. Si vous avez créé le document, vous êtes prêt à partir, mais si quelqu'un a partagé le document avec vous, assurez-vous de disposer des autorisations de modification avant de continuer.

Comment accéder à l'historique des versions de Google Docs

L'accès à l'historique des versions dans Google Docs est facile et il existe plusieurs façons de le faire.

L'historique des versions n'est pas disponible sur la version mobile de Google Docs. Vous pouvez voir des détails sur un document, comme quand il a été créé et quand il a été modifié pour la dernière fois en accédant au menu à trois points dans le coin supérieur droit et en choisissant Détails, mais l'historique des révisions plus détaillé ne peut être consulté qu'à partir d'un ordinateur.

1. Tout d'abord, ouvrez le document pour lequel vous souhaitez afficher un historique des révisions.

   Il peut s'agir techniquement de tout type de document dans Google Drive, y compris Docs, Sheets ou Slides.

2. Choisir Déposez le dans le menu en haut de la page.

   

3. Choisissez Historique de la version.

   

4. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez Voir l'historique des versions. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + Alt + Maj + H sur un ordinateur Windows, ou Cmd + Option + Maj + H sur un ordinateur Mac.

   

5. Une autre façon (et plus simple) de le faire est de choisir le Dernière modification… lien en haut de la page, où le lien indiquera quelque chose de similaire à "Toutes les modifications enregistrées dans le lecteur" si vous travaillez actuellement sur un document ou "La dernière modification a eu lieu il y a 10 heures" si vous venez d'ouvrir le document.

   

6. L'historique des versions s'ouvrira dans un volet de navigation droit, et s'il y a eu plusieurs modifications effectuées au cours d'une version donnée, vous devriez pouvoir les parcourir rapidement à l'aide des flèches de navigation dans le coin supérieur droit de la page pour passer d'une modification au suivant.

   

Utilisation de l'historique des révisions dans Google Docs

Une fois que l'historique des versions d'un document est ouvert, vous devriez voir une liste des versions enregistrées du document. Selon le nombre de personnes qui collaborent sur le document et la fréquence des modifications, cette liste peut être longue ou courte. Et à moins que vous n'ayez préalablement accédé à l'historique des versions et y avez apporté des modifications, chaque version sera intitulée avec la date et l'heure des modifications apportées au document.

L'une des premières choses que vous remarquerez probablement est que chaque personne qui collabore à un document a un petit point de couleur à côté de son nom. Ces couleurs sont attribuées par Google et lorsque vous cliquez sur une version du document, tant que le Afficher les modifications L'option en bas de la liste Historique des versions est sélectionnée, les modifications apportées seront mises en surbrillance dans une couleur correspondant au point à côté du nom de la personne qui a effectué la modification.

Une fois que vous avez sélectionné une version, un menu à trois points apparaîtra à droite du nom de la version. Lorsque vous sélectionnez ce menu, vous trouverez deux options:

• Nommez cette version: Sélectionnez cette option pour ouvrir le nom de la version (qui s'affiche par défaut sous forme de date et d'heure) pour modification. Vous pouvez ensuite taper le nom que vous voulez que cette version ait et appuyer sur le Entrer touche de votre clavier pour accepter le nouveau nom.
• Faire une copie: Cette option vous permet de créer une nouvelle copie de votre document, telle qu'elle était à la date et à l'heure de la version sélectionnée. Une boîte de dialogue s'ouvre et vous permet de créer un nom pour le nouveau document et de choisir un emplacement où vous souhaitez que le document soit stocké. Si vous avez partagé votre document, vous aurez également la possibilité de Partagez-le avec les mêmes personnes.

Restauration de votre document Google vers une version précédente

Si la raison pour laquelle vous recherchez l'historique des versions dans Google Docs est de restaurer un document dans l'état dans lequel il se trouvait avant que les modifications ne soient apportées, vous pouvez le faire en quelques étapes.

1. Depuis le document ouvert, accédez au Historique de la version en suivant les instructions ci-dessus.

2. Recherchez la version à laquelle vous souhaitez revenir.

   

3. Ensuite, avec cette version choisie, sélectionnez Restaurer cette version en haut de la page.

   

4. Une boîte de dialogue de confirmation apparaît. Sélectionner Restauration pour reconvertir votre document dans la version précédente que vous avez sélectionnée. Si vous changez d'avis, vous pouvez sélectionner Annuler.

   

5. Votre document sera restauré et vous verrez la confirmation de cela dans une brève boîte de dialogue contextuelle en haut de la page une fois la réversion terminée.

   Si vous restaurez une version précédente du document et que vous changez d'avis, vous pouvez revenir dans votre historique des versions et restaurer à nouveau le document, vers une version ultérieure (ou antérieure).