Comment partager des dossiers et collaborer à l’aide de Google Drive

Google Drive est idéal pour collaborer avec des collègues sur un projet. Il offre un contrôle précis sur qui peut voir vos fichiers et ce qu'ils peuvent en faire. Les collaborateurs peuvent suggérer des modifications, rédiger des commentaires et bien plus encore.

Comment ajouter des collaborateurs à un document Google Drive

Avec Google Drive, vous pouvez ajouter des collaborateurs pour afficher ou modifier vos documents. Voici comment:

1. Ouvrez Google Drive, puis ouvrez le fichier que vous souhaitez partager.

2. Choisir Partager (il est situé dans le coin supérieur droit du document).

   

3. Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que collaborateurs.

4. Sélectionnez le Éditer la flèche déroulante et choisissez si les collaborateurs peuvent ou non modifier, commenter ou afficher le document.

   

5. Facultativement, sélectionnez le Passerelle IIoT et choisissez d'empêcher les éditeurs de modifier l'accès et d'ajouter de nouvelles personnes ou de désactiver les options d'impression et de téléchargement.

   

6. Choisir "Terminé" pour fermer la fenêtre.

Comment partager un dossier dans Google Drive

Le partage d'un dossier entier avec des collaborateurs fonctionne de la même manière que le partage d'un seul document. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager dans Google Drive, puis ouvrez le menu déroulant et sélectionnez Partager. Suivez les étapes 2 à 6 ci-dessus.

Une fois que vous partagez un dossier, chaque document ou fichier placé dans ce dossier hérite des mêmes privilèges de partage. C'est une collaboration assez puissante, mais maintenant que Google Docs est aussi Google Drive, cela se complique. Vous voyez, chaque fichier ne peut exister que dans un dossier, mais les personnes partageant des privilèges d'édition peuvent déplacer des fichiers.

Les fichiers ne peuvent exister que dans un seul dossier

Si vous utilisez l'application de bureau Google Drive, il est tentant de déplacer un fichier partagé dans Mon Drive ou dans un autre dossier, soit pour l'organiser, soit pour y accéder sur le dossier Google Drive de votre bureau. Étant donné qu'un fichier ne peut exister que dans un seul dossier, le déplacement d'un fichier hors d'un dossier partagé signifie que vous déplacez le fichier hors du dossier partagé de tous les autres. Si vous déplacez un dossier partagé dans Mon Drive, vous arrêtez de le partager avec tout le monde.

Si vous déplacez accidentellement un fichier hors d'un dossier partagé, déplacez-le en arrière et tout est restauré.

Si vous ou une personne avec laquelle vous collaborez déplacez accidentellement un dossier partagé dans un autre dossier de Mon Drive, vous recevez un avertissement et vous recevez un message vous indiquant ce que vous avez fait et vous offrant la possibilité de l'annuler. Si vous ignorez les deux avertissements, vous devrez à nouveau partager le dossier pour restaurer les paramètres. Si vous travaillez avec une organisation, assurez-vous que tout le monde connaît ces règles et que vous partagez des documents avec des personnes en qui vous avez confiance pour respecter ces règles.