RMA signifie autorisation de retour de matériel, un terme désignant un identifiant ou un système utilisé par les fabricants pour gérer les retours de produits et contrôler la manière dont les retours peuvent être effectués. Il est également parfois appelé autorisation de retour de marchandise. RMA fait référence à l'identifiant alphanumérique qui est appliqué à un produit après qu'un représentant de l'entreprise a approuvé le processus RMA, mais il fait également référence à l'ensemble du système de retour de produits ou de rapports sur les produits présentant des problèmes. Il est similaire à un numéro de suivi, et les entreprises et les clients peuvent voir la progression du produit à l'aide d'un RMA.
Comment RMS est utilisé
En règle générale, les entreprises veulent avoir la possibilité de faire les choses correctement avant la finalisation du retour. RMA joue un rôle à cet égard. Par exemple, certaines entreprises technologiques peuvent exiger qu'un client attende un RMA pendant qu'un représentant ou un professionnel de l'informatique examine l'appareil ou le logiciel et essaie de le réparer. Un système RMA n'est pas uniquement destiné aux retours; c'est aussi un processus de service client, destiné à minimiser les pertes de revenus et l'insatisfaction des clients.
RMA permet également aux entreprises de contrôler le processus de retour pour éviter de perdre de l'argent. Si un article est clairement déjà utilisé ou endommagé ou n'a pas l'emballage, le reçu ou la preuve de paiement appropriés, une entreprise peut refuser d'accepter son retour. Un système RMA avec des instructions clairement présentées aide les entreprises à économiser de l'argent et à ne pas être elles-mêmes victimes d'escroqueries.
Un système RMA qui dispose de bons formulaires ou méthodes en ligne pour signaler les problèmes ou l'insatisfaction aide également les entreprises à optimiser leurs efforts de vente et de marketing. Si le lancement d'un retour inclut une enquête en ligne qui pose des questions telles que «Pourquoi n'êtes-vous pas satisfait de ce produit» ou permet aux clients de télécharger une photo d'un article défectueux, les entreprises peuvent recueillir et utiliser ces données. Si un nombre constant de clients exprime le même problème avec le même produit, une entreprise peut appliquer ces informations en résolvant le problème ou en fournissant un produit différent à la place. Ils économiseront alors du temps et de l'argent.
Un bon logiciel de gestion RMA peut comporter des formulaires que les clients peuvent remplir et suivre toutes les transactions, retours et problèmes. Certains logiciels RMA sont également basés sur le cloud.